Un elemento importante de la actividad de datos financieros reside en el acto de presupuestar. El presupuesto es el proceso de asignación de recursos finitos a las necesidades priorizadas de una organización. En la mayoría de los casos, para una entidad gubernamental, el presupuesto representa la autoridad legal para gastar dinero. La adopción de un presupuesto en el sector público implica que la junta de gobierno y los administradores han tomado un conjunto de decisiones que culminan en hacer coincidir los recursos del gobierno con las necesidades de la entidad. Como tal, el presupuesto es un producto del proceso de planificación.
El presupuesto también proporciona una herramienta importante para el control y la evaluación de las fuentes y los usos de los recursos. Utilizando el sistema de contabilidad para promulgar la voluntad del órgano de gobierno, los administradores pueden ejecutar y controlar las actividades que han sido autorizadas por el presupuesto y evaluar el desempeño financiero sobre la base de comparaciones entre las operaciones presupuestadas y las reales. Por lo tanto, el presupuesto está implícitamente vinculado a la responsabilidad financiera y se relaciona directamente con los objetivos de información financiera establecidos por el GASB.
Las funciones de planificación y control inherentes a cualquier organización, incluidas las escuelas, subrayan la importancia de prácticas presupuestarias sólidas por las siguientes razones:
El tipo, la cantidad y la calidad de los bienes y servicios proporcionados por los gobiernos a menudo no están sujetos a las fuerzas del mercado de oferta y demanda. Así, la promulgación y apego al presupuesto establece restricciones ante la ausencia de un mercado competitivo.
Estos bienes y servicios proporcionados por los gobiernos generalmente se consideran fundamentales para el interés y el bienestar públicos.
El alcance y la diversidad de las operaciones de una organización hacen que la planificación financiera integral sea esencial para una buena toma de decisiones.
El proceso de planificación financiera es fundamental para la expresión de las preferencias de los ciudadanos y es la vía para llegar a un consenso entre los ciudadanos, los miembros de la junta directiva y el personal sobre la dirección futura de las operaciones de la unidad gubernamental.
El vínculo entre la planificación financiera y la preparación del presupuesto otorga al documento presupuestario un papel único en las organizaciones gubernamentales. Los presupuestos en el ámbito público a menudo se consideran el documento de política definitivo porque un presupuesto adoptado representa el plan financiero utilizado por un gobierno para lograr sus metas y objetivos. Cuando una unidad de gobierno adopta legalmente un plan financiero, el presupuesto ha obtenido la aprobación de la mayoría de la junta directiva y refleja
opciones públicas sobre qué bienes y servicios la unidad de gobierno proporcionará o no proporcionará,
la priorización de las actividades en las que participará la unidad de gobierno,
la influencia relativa de varios participantes y grupos de interés en el proceso de desarrollo del presupuesto, y
el plan de la unidad gubernamental para adquirir y utilizar sus recursos.
En un entorno educativo, la elaboración de presupuestos es una herramienta invaluable tanto para la planificación como para la evaluación.El presupuesto proporciona un vehículo para traducir las metas y los programas educativos en planes de recursos financieros, es decir, el desarrollo de un plan de instrucción para alcanzar las metas de desempeño de los estudiantes debe estar directamente relacionado con la determinación de las asignaciones presupuestarias. El vínculo entre las metas educativas y la planificación financiera es fundamental para un presupuesto efectivo y mejora la evaluación de la responsabilidad presupuestaria y educativa.
